El arte de la #precedencia en el ámbito público.

El arte de la precedencia en el ámbito público.

 

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En las pasadas colaboraciones hemos hablado del protocolo y de cómo esté, bien aplicado, incide en la comunicación y posicionamiento de un funcionario y de una dependencia o instancia pública gubernamental.

 Hoy hablaremos de las precedencias, que podemos definir de forma sencilla, como la ubicación en tiempo y espacio de los anfitriones, personalidades y funcionarios que presiden un acto o evento, ya sea sustentada bajo leyes, decretos o normas cuando se trata de un evento de gobierno ( Informe de resultados, gira de trabajo, reunión) o bien , cuando se trata de eventos o actos organizados por terceros, muchas veces del ámbito privado, donde los usos y costumbres propios de cada organizador, evento, sede o país son los que determinan, en algunos casos el orden de acomodo de las personalidades presentes.

Establecer las precedencias en un acto no es tarea sencilla. Debemos establecer primero si se trata de un acto oficial, de un acto privado con la participación de funcionarios de los 3 niveles de gobierno o bien si es un acto social donde el o la anfitriona sean, en este caso, el punto de atención focal, por ejemplo, una boda.

Es importante señalar que en el caso de los funcionarios de primer nivel, su jerarquía, por el nivel que estos ostentan, nunca se pierde, es decir, el Alcalde podría ir a la fiesta de un amigo suyo, y no por esto dejará de ser representante, por supuesto, el trato que este recibirá debe adaptarse, bajo el principio de respeto, al ámbito donde este  esté presente.

El tema de las precedencias es todo un arte, pues influyen muchos aspectos a nivel personal y por supuesto, laboral. La buena noticia es que existen infinidad de criterios aceptados y seguidos por muchos departamentos y jefes de protocolo tanto a nivel oficial como privado, y muchos de estos criterios, al menos lo que aplican para funcionarios, están señalados en documentos legales. En México, podemos citar la Constitución, donde señala el orden de las Secretarías de Estado y por ende, el orden de acomodo de sus titulares, en un evento, donde por ejemplo, presidiera el Presidente del país.

Lo cierto es que establecer las precedencias no solo implica información y formación, se requiere algo especial, me refiero a la habilidad y sensibilidad para poder manejar los egos de los invitados que desean ser protagonistas fugaces, al menos desde su misma ubicación, así, quien se siente al final de la hilera de sillas podría sentirse mal atendido y entonces provocar una situación incómoda. Esto es algo que un jefe de protocolo debe contemplar y resolver.

 

Lo básico

Establecer las precedencias implica conocer el objetivo del evento, la razón de estar de los invitados y el sentido e impacto que estos tendrán según el acomodo que de los mismos establezcamos, por ello, las precedencias no serán iguales, aunque se trate de actos similares y con los mismos invitados. Eso es lo que convierte a la precedencia en todo un arte.

La precedencia no sólo se da en presidiums, se da también en mesas, en recorridos, en acomodos en medios de transporte, en intervenciones, etc., por ello cada uno de estos momentos debe estudiarse y establecer, a partir del análisis, el criterio y orden que se usará para asignar el lugar adecuado al invitado en función del momento, espacio y tiempo de evento o acto.

El domus protocolar y el derecho de la derecha

En protocolo nos apoyamos, para establecer la mayoría de las precedencias, del domus protocolar que no es más que el punto focal central del escenario, mesa, lugar, sitio, desde donde se harán las ordenaciones de las precedencias que se establecerán para el evento.

Bajo este concepto quien ocupe el centro métrico del lugar en cuestión sería el más importante, así, si tuviéramos en un mismo lugar a un gobernador, un director de empresa y un trabajador quien estaría al centro sería el gobernador y a su derecha, el que le sigue en jerarquía, que, en este caso, sería el director.

A este criterio se le conoce como el derecho de la derecha y en esencia dice que el que sigue a la derecha del de mayor jerarquía es el que sigue en orden de importancia en función de su investidura, poder o papel en el evento.

Este ejemplo, que parece sencillo, puede complicarse si el trabajador será reconocido por sus méritos, entonces, podría ser que su ubicación siga siendo la misma, la izquierda del gobernador, pero los reflectores se le darían más al trabajador mediante el uso de elementos como fotografías, discursos, menciones, etc.

Y antes de seguir avanzando te comparto algo fundamental, las precedencias se establecen siempre, al menos en occidente, a partir de la ubicación del anfitrión y de la vista que tenga este hacia el público, de frente hacia el público.

Criterios base

La única forma de desarrollar y fortalecer nuestro conocimiento en las precedencias es la práctica,  habrá veces que nos equivoquemos y que nos demos cuenta a tiempo, todo ello será experiencia que nos servirá si establecemos un control, por ello, conviene hacer un documento  donde vayamos anotando la personalidad o funcionario que asistió, el objetivo del evento y la precedencia asignada, así como observaciones generales, así, generamos un historial que si bien será difícil que vuelva  a repetirse, nos servirá como sustento a la hora de establecer el criterio de ordenación adecuado.

Hoy quiero compartirte hoy estos 4 criterios básicos:

Criterio de antigüedad: Este criterio se usa cuando las personas tienen el mismo cargo o función, entonces, en función de su antigüedad de la dependencia es como se acomodan. En este supuesto, el titular de la dependencia siempre irá al centro y será,  a partir de él, cómo se genera el acomodo.

En lo social, el de mayor edad será quien tenga mayor importancia, ojo, en ambos casos, sólo después del anfitrión o de quien presida el evento.

Criterio Alfabético: este es el más utilizado porque es un criterio que no favorece a nadie en particular. En función del apellido, se van acomodando los invitados, así, quien se apellida Hernández irá primero que quien se apellida Zúñiga.

Criterio de equiparación: Imagina que haces un evento donde concurren 3 empresas, en dos de ellas, se maneja la figura de presidente, en la otra, de gerente. En este caso se define que los 3 tienen la misma importancia y se les trata por igual. En este tipo de criterio es necesario cuando son más de dos, usar un criterio de acomodo diferente, alfabético es el más usado.

Criterio político: en función del tipo de evento, el acomodo obedece a los compromisos e intereses que se buscan concretar.

Por ello se dice que la precedencia es un arte, por que aplicar correctamente los criterios que hay establecidos y reconocidos no es tan fácil, pero sobre todo, porque hay que saber lidiar con los “cambios” que algunos personajes suelen  hacer con toda la intención de atraer el reflector hacia ellos.

Las #campañas #políticas como #eventos de comunicación

Hemos visto que los eventos son, en realidad, un espacio de comunicación en tiempo real donde podemos sondear el ánimo de los asistentes y también, obtener información que de otra manera seria un poco más difícil.

La ultima colaboración hablamos del evento tipo mitin, y veíamos su importancia y su impacto en el objetivo de todo o toda candidata, reforzar intenciones y obtener el voto.

Y la importancia de los eventos en una campaña política es tal pues transmite la imagen del partido y los posibles atributos del o la candidata en caso de ganar la votación, así, si presenciamos un evento sin pies ni cabeza, seguramente la percepción será que ese candidato no será capaz siquiera de tener orden en su mandato, y aunque como ya lo dijimos, es una cuestión de percepción, no podemos obviar que el día de la votación son las emociones y las experiencias las que también influyen en nuestra decisión.

Así, cada evento que hagamos en el marco de una campaña política debe tener un objetivo y entonces, podremos desarrollar entorno a el mismo, las estrategias a seguir para su cumplimiento, ya sea desde contar una historia, recurrir a las emociones, hacer uso de recursos, un mensaje duro y concreto. En este mismo tema, no olvidemos cuidar la relación entre la comunicación verbal, no verbal  así como el uso de elementos accesorios, cuantas veces no hemos escuchado sobre austeridad como parte de una estrategia de campaña y este mensaje se da desde el interior de un lujoso hotel ubicado en una zona de lujo de la ciudad. Eso, la congruencia debe ir a la par de los objetivos.

Aunado a los mensajes, el tema central del evento, no podemos descuidar aspectos como la escenografía, la iluminación, la disposición de lugares, el audio,  la ambientación, el espacio, y sobre todo, los invitados, y el tratamiento a los mismos y por supuesto, el uso y tratamiento que los medios harán del evento en sí, es decir, las facilidades para la transmisión en directo o diferido, el darles el material o discurso así como información complementaria. Muchos eventos políticos que tenían mensajes contundentes y dignos de ser replicados, se han perdido en el mar de información al no ser transmitidos por los medios correctos o que  fueron tergiversados y su impacto fue el contrario al esperado.

Por ello, es importante darle a cada evento su propia importancia  y personalidad, y no olvidar que son ellos, los eventos, los que bien organizados, pueden acercarnos o alejarnos de nuestras aspiraciones y objetivos.

El manual de Protocolo.

 

El manual de Protocolo.

En la pasada colaboración hablamos del #Protocolo en la administración pública y de su importancia como  herramienta de comunicación.

Y es justo en el tema de la comunicación que hoy quiero compartirte la importancia de que como institución pública se cuente con un Manual de Protocolo.

Un Manual de Protocolo es una herramienta que  responde a una necesidad de saber que  hacer en situaciones particulares y a la vez,  orienta para resolver  imprevistos y situaciones especiales,  siempre desde el punto de vista del Protocolo.

Cuando se elabora un manual se hace con un objetivo, difundir y apoyar a las áreas  para que la gestión de las actividades y eventos generen un posicionamiento y sobre todo, una reputación sólida y consistente.

Quizás en este momento te preguntes si la institución o dependencia donde trabajas necesita un manual de protocolo y te ayudaré con la respuesta: Si, si lo necesitas pues como herramienta de utilidad, te permitirá crear, mantener y posicionar una imagen y reputación congruente con tu quehacer cotidiano.

¿Qué aspectos incluye el manual de Protocolo?

Debo decirte que no hay un guión genérico, pero en mi experiencia los puntos mínimos que debe abarcar son:

  1. Precedencias
  2. Uso de banderas.
  3. Recepción de autoridades.
  4. Regalos corporativos.
  5. Correspondencia
  6. Desarrollo de eventos.
  7. Defunciones

Vamos a desarrollar  algunos  de estos temas.

1.- Precedencias.

Nos referimos al orden y lugar que tienen los funcionarios en función de la jerarquía, función o cargo o  afinidad al tema y por supuesto, del tema y evento. Queda claro que con las figuras del Presidente, Gobernador o Alcalde este es un trabajo fácil, pero cuando involucramos Secretarios, o Directores u otro tipo de funcionarios, debes saber y tu gente también el lugar que ocuparán en los distintos eventos o bien, en distintos ámbitos, ya sea en un vehículo, en un recorrido a pie o bien, en una mesa de trabajo.

Debes determinar quienes presiden el evento y entonces, ubicarlos  en un croquis imaginario que debes plasmar en este documento. Así, el día que sea necesario, tu equipo puede basarse en este documento y cumplir con el objetivo del evento o actividad en cuestión acomodando a los invitados y el presídium en el lugar que les corresponde.

2.- Uso de Banderas

Si está presente la bandera de México, esta deberá ubicarse en el lugar de honor, unos centímetros delante de las demás y debe tener una altura superior, también en cuestión de centímetros, que las otras presentes.

Ahora supongamos que es una firma de convenio con 3 empresas y cada una de ellas  tiene su propia bandera o estandarte, pues bien, debe quedar plasmado que  usando un montaje alternado, la bandera de México va en el sitio de honor, y a sus extremos respectivos, la bandera de la empresa 1 a la derecha, luego, en el lugar opuesta, la de la empresa 2 y así sucesivamente.

Hago un paréntesis. Use puro texto para definir el punto, pero si hubiera usado símbolos o imágenes la idea sería más clara, pues eso debes considerar en la redacción del documento, dar las indicaciones y la medida de lo posible, indicar con un dibujo la idea que quieres transmitir.

 

 

 

3.- Recepción de autoridades

 

¿Cuándo tienes invitados de honor, saben quién debe recibir a quien y donde se les debe de recibir?

Muchas relaciones se caen por un mal recibimiento, así que aquí defines quien recibe a quien y donde, así, si viene un superior, sabes que lo puedes recibir en la entrada a la empresa o bien, si es un igual, en la recepción de tu oficina. Ojo, todo eso son ideas generales, por supuesto debes de considerar otros detalles como objetivos de la reunión entre otras cosas.

 

4.- Correspondencia

 

Parece ser para muchos que la correspondencia ha pasado a segundo termino dados los avances y facilidades de comunicación digital que tenemos al alcance a través de un mensaje de audio, un mensaje de texto y otros.

Pues si bien ha cambiado el esquema, el arte de bien escribir sigue dando puntos y beneficios a quien bien lo practica.

 

En el manual de Protocolo se determina el estilo de comunicación en función de:

 

  • Jerarquía
  • Asunto o tema
  • Alcance
  • Justificación.

 

Por ejemplo, si solemos mandar tarjetas de cumpleaños, se define un mensaje institucional por año y para personalizarlo, se sugiere que quien lo firme lo pueda  hacer de puño y letra y en la medida de lo posible agregar un breve texto que haga sentir al homenajeado conocido y bien atendido.

Como te darás cuenta, el manual de Protocolo es un instrumento de trabajo que reúne en un mismo lugar todas las indicaciones, reglas, costumbres y forma de trabajo de una institución o dependencia. Bien vale la pena que si no lo tienes, empieces a realizarlo, te aseguro que te ayudará en el día a día.

Si tienes alguna duda puedes contarnos al mail felipe@reyesbarragan.com y con gusto te ayudaremos.

Los eventos tipo mitin, el reto de las campañas políticas.

Los eventos tipo mitin, el reto de las campañas políticas.

 

 “La mejor manera de ganar votos es saludando de mano al elector,

viéndolo a los ojos y llamarlo por su nombre”.

Quinto Cicerón

 

Ahora que estamos en plena campaña electoral  somos testigos a través de los medios de comunicación, tradicionales y digitales, de las reuniones que las y los candidatos sostienen con sus simpatizantes en lugares públicos para dar a conocer sus propuestas. A estas reuniones se les conoce mejor como “Mitin” y desde 1914 la RAE la acepto formalmente en su diccionario.

El mitin forma parte de las campañas de tierra, llamadas así  por el contacto cara a cara que el o la candidata tiene con los posibles votantes y poder conocer así, de primera mano, las necesidades  de la ciudadanía, y para estos, los ciudadanos, sea la oportunidad de poder conocer a los contendientes de una manera más cercana.

Para muchos, las elecciones se ganan siempre y cuando haya una buena estrategia en tierra y muchos de los ciudadanos, terminan por definir su voto en función de haber conocido y en su momento, conectado, con el candidato o candidata.

Por supuesto que para obtener votos, los estrategas políticos deben considerar “activaciones y recursos” en campañas de tierra, de aire (aquellas que usan los medios de comunicación “tradicionales” y ahora, con los avances tecnológicos, las campañas online, estas últimas que carecen de una regulación y que terminan siendo un canal de comunicación accesible pero a la vez, el menos controlado y del cual puede, si se usa mal, en una herramienta que reste y no sume votos.

La pregunta es ¿Sirven los mítines?

La respuesta es sí,  si funcionan por lo siguiente:

  1. Acercan a los ciudadanos simpatizantes (y no) y a los candidatos.
  2. Crean una emoción y experiencia al involucrarlos en las campañas, si, a través de los sentidos ( música, colores, sensaciones) y las experiencias (mensajes, sentimientos, souvenirs, etc.)
  3. Refuerzan la decisión de voto, considerando que son los simpatizantes del partido o del candidato lo que asisten, es decir, no son eventos para captar nuevos “votantes.
  4. Son puntos de interés para los medios (campaña de aire) y si se dan mensajes fuertes y contundentes, es un hecho que será replicados en radio, prensa y televisión y por supuesto, en medios y redes sociales.

Tenemos claro que el o la candidata  no puede estar en todos los lugares que quisiera, ya sea por tiempo, por logística o por conveniencia, por eso es de vital importancia que los equipos y brigadas sonden el ánimo de las calles, el ambiente que se vive en ella y entonces, en función de un mapeo estratégico, definir el mejor lugar donde el mitin puede llevarse a cabo considerando aspectos como:

  • Cantidad de simpatizantes
  • Facilidades logísticas
  • Punto geográfico
  • Influencia de la zona en la campaña
  • Seguridad (¡vital!)

En corto y mediano plazo no se vislumbra que los mítines desaparezcan, pero lo que los cuartos de guerra y estrategas deben considerar es actividades que mantengan el interés de los simpatizantes y no se conviertan, los mítines, en simples eventos sin repercusión positiva, es decir, sin que los asistentes terminen votando por el o la candidata.

 

¿#Protocolo aplicado a la administración pública?

¿Protocolo aplicado a la administración pública?

El Protocolo, según la RAE es la regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre, una definición que no define o bien, ya no es aplicable al mundo actual. José Antonio de Urbina, escritor del “Gran Libro del Protocolo”, define al Protocolo como: “Aquella disciplina que, con realismo, técnica y arte (pues tiene de las tres cosas), determina las estructuras o formas bajo las cuales se desarrolla una actividad humana pluripersonal e importante; con el objeto de su eficaz realización y, en último lugar, de mejorar la convivencia”

 

Para quienes estamos inmersos en este mundo de la comunicación, las relaciones publicas, los evento y el protocolo, entendemos que las funciones de esta última tienen  un alcance mayor, por ejemplo, podríamos ejemplificar el uso que hacemos del protocolo cuando de ordenar personas, símbolos en ciertos momentos y actividades, pero sobre todo, en función del objetivo deseado, así, no será la misma estrategia cuando planteamos el orden de intervención de los funcionarios públicos en un evento de entrega de estímulos, al que usemos en el marco de una inauguración de un espacio público.

Queda claro que en ambos casos, si bien buscamos el posicionamiento de la institución y de los servidores, no podemos dejar de lado a la ciudadanía. Es de hecho, en este momento, donde el buen protocolo media entre los intereses de uno y los otros, así, podríamos crear las condiciones necesarias para que los actos y las relaciones fluyan en perfecta armonía.

 

¿Protocolo y eventos?

Notamos entonces una especie de “profesionalización o especialización” del protocolo en el desarrollo de los eventos, porque conlleva una parte de estrategia, que si bien pudiera aplicar el responsable de imagen o comunicación social, no tendría la visión 360 grados que necesitamos.

 

No podemos dejar de señalar que la gran mayoría de las organizaciones públicas han creado y en muchos de los casos, consolidado su imagen,  por medio de la organización de eventos. Aunque los resultados no siempre son los esperados, para muestra basta ver los titulares donde la nota es la pelea en la toma de protesta de un  organismo y no la toma en sí.

 

Muchas de estas desviaciones del objetivo, parten porque por más inverosímil que parezca, no solemos plantearlos (objetivos), me ha tocado escuchar a responsables de eventos municipales diciendo que su meta es que lleguen 400 personas, pero a la pregunta expresa de que esperara de ellos, la respuesta es que apoyen… ¿apoyar qué? ¿En qué lapso? ¿En qué medio?

Partir de la determinación de objetivos entonces será el camino más seguro al cumplimiento de los mismos y entonces podemos empezar a realizar  las ordenación materiales, temporales, personales y espaciales de todo aquello que  necesitamos para difundir el mensaje, si, el mensaje, porque ¿para que organizamos un evento o una reunión si no es para comunicar? Un mal acomodo de la gente, una mala recepción de los mismos, una evidente falta de quorum, todo ello termina diciendo más de que queremos.

 

Protocolo  y la comunidad

Cuando hablamos de Protocolo no hablamos de una moda, ni mucho menos de una tendencia pasajera, hablamos de historia, costumbres, normas y tradiciones que en conjunto dan identidad  y forma y que por lo tanto, no son ni rígidas, superficiales ni insensibles, son , en todo caso, adaptables, comprensibles y naturales.

 

Por lo tanto, Protocolo hoy, aplicado en las administraciones públicas, es un sinónimo de atención, cortesía y respeto a la ciudadanía, que está cansada de ser simple espectador y que desea y busca ser parte de algo.

 

Tenemos entonces que el Protocolo, bien entendido y mejor aplicado, proyecta una comunicación verbal y no verbal  de la organización, así como de sus relaciones y conexiones con sus distintos públicos.

 

Entender esto, en el marco de un plan de comunicación maestra es el primer paso hacia la búsqueda, obtención y retención de la confianza de nuestros públicos y usuarios.

 

Felipe Reyes Barragan

Foto: Creado por Jannoon028 – Freepik.com

#Ceremonial #Protocolo y #Etiqueta en la ceremonia de #investidura del Presidente #Putin

 

Son estos momentos donde podemos ver cómo convergen el #protocolo, el #Ceremonial y la #etiqueta y dan, armonía, congruencia y solidez al mensaje que el Gobierno Ruso desea.

Si bien hablamos de la logística de un evento presidencial, de uno de los países más poderosos, no podemos olvidar que cuando queremos transmitir un mensaje y cumplir un objetivo, debemos echar mano de los recursos existentes y poder así transmitir lo que deseamos, seamos una empresa pequeña, un incipiente organizador de eventos o bien, una  dependencia.

La  que nos da un evento de conectar con la audiencia es invaluable

 

¡Impresionante el despliegue, la forma y el fondo que  vemos en cada detalle!

Resultado de imagen para investidura de putin 2018

 

Fotos de: https://www.elespectador.com/noticias/el-mundo/en-fotos-asi-se-posesiono-vladimir-putin-como-presidente-de-rusia-galeria-754409?page=2

#Colaboraciones sobre #protocolo para #revista @AlcaldesMexico

Considero fundamental la organización de #eventos en el ámbito publico, pues con ello, además de poder acercarnos a los diversos públicos, podemos emitir diferentes mensajes en función de los objetivos fijados. Por ello,  colaboro con gusto para la #revista mexicana Alcaldes de México @AlcaldesMexico sobre temas de protocolo, relaciones publicas y eventos aplicado a la administración pública.

 

colaboraciones

En en el siguiente enlace podrás leer algo de ello

http://www.alcaldesdemexico.com/author/felipe-reyes-barragan/