#Protocolo es #comunicación.

Hola,  soy Felipe Reyes Barragan, he trabajado en lugares en verdad impresionantes, primero en  Poliforum León, donde fui coordinador de nuevos proyectos, ahí  me hacía cargo de investigar y sustentar exposiciones que estuvieran acordes al mercado y a la región, es decir, hacia el Bussines Operation Plan, luego, empecé mis primeros pasos como coordinador de exposiciones donde coordine expos especializadas y abiertas al público, además me toco llevar la parte comercial del rally cuando por primera vez se hizo en el Poliforum en el 2004. Todo esto me llevaría al mundo del protocolo en poco tiempo.

 

protocolo es comunicación

Durante esos años empecé a tener “contacto” con el protocolo, si, esa palabra que engloba habilidades, conocimientos, experiencias y prácticas que en conjunto facilitan el desarrollo de cualquier de las actividades que día a día realizamos. Y digo que empecé a tener contacto con el protocolo cuando me refiero a que tenía que mandar cartas con el titulo y tratamiento correspondiente, cuando organizaba ruedas de prensa y debía cuidar la imagen del recinto, de las empresas participantes, de los patrocinadores y de los mismos medios de comunicación. O que decir cuando tenía que preparar los discursos en las inauguraciones o cuando sufría porque no sabía el orden en que acomodaba al empresario, al gerente, al director, a todos!

Años después forme parte del Forum Cultural donde era el responsable de las relaciones publicas del complejo y donde tenía que tratar con funcionarios de los 3 niveles así como con la iniciativa privada  y público en general, fue ahí donde ya con conocimientos fui entendiendo el poder que tiene el protocolo en el desarrollo de todo, y de los eventos ni se diga, es más, puedo decir que cuando contemplamos, con conocimiento y sustento el protocolo, el ceremonial y la etiqueta en la organización  y desarrollo de eventos, podemos crear y hacer eventos que trasciendan y generen emociones y experiencias, si no, para que organizarlos ¿No?

Seguramente ahora que leíste esa combinación de palabras a tu mente llegaron imágenes que  poco o nada tiene que ver con el concepto real, casi siempre pensamos que es algo aburrido, pasado de moda o que solo se da en quince años y en actos de gobierno. La realidad es que día a día lo aplicamos en nuestro ámbito personal, social y laboral, es decir, es algo “cotidiano”.

 

¿Cotidiano? Si, más de lo que te imaginas,  es más, quizas hoy mismo cuando estabas en el trabajo aplicaste nomas de etiqueta para dirigirte  a tus compañeros, a tus jefes y  a tus clientes. Lo que traes puesto (el tipo de vestimenta) que usaste también tiene  que ver  (aunque andes con jeans y playera o traje o vestido) o en tu casa, seguro aplicas el protocolo, quizás de forma inconsciente, cuando a la hora de comer, te sientas en la cabecera o bien en los laterales y los demás lugares para tus hijos o demás familiares. O cuando vayas a una boda religiosa, estarás en contacto con el ceremonial que no es nada más que la relación entre todos los actos y “procesos” que se dan en un evento o acto, desde que por ejemplo, llega la novia a la iglesia (la impuntualidad no cuenta) hasta que la ceremonia religiosa termina y la ahora esposa, minutos antes en su papel de novia, sale  junto con el ahora esposo; las intervenciones, las palabras, todo, absolutamente todo es ceremonial, etiqueta y protocolo.

¿No es en verdad apasionante saber como el protocolo puede hacer que un simple acto se  convierta en algo memorable? Y más cuando su aplicación, trasciende del ámbito oficial  y lo encontramos también en entornos empresariales y sociales.

Elegante-o-elefante

Y entender esto puede sonar tan amplio como ambiguo pero es una gran realidad, todo lo que hacemos comunica y cuando nos apoyamos en el protocolo tendremos una mayor certeza de que los objetivos y mensajes lleguen como debe  llegar y sean percibidos como lo hemos planteado.

Y si, quizás se hable más de la relación  protocolo – eventos que de otra, y es que es en este binomio donde encontramos un área compleja, donde tratas con diferentes públicos, desde tu staff o equipo, personal contratado para realizar alguna función, proveedores, socios, invitados y por supuesto, con los representantes de los medios de comunicación y tienes una sola oportunidad para crear las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada, dando el lugar a los invitados, al anfitrión y cuidando que el objetivo del evento se cumpla.

Y suena fácil, pero hacer que eso suceda es lo complejo, por eso,  José Antonio de Urbina, en el Gran Libro del Protocolo, define Protocolo así: “Es aquella disciplina que, con realismo, técnica y arte  determina las estructuras o formas bajo las cuales se desarrolla una actividad humana pluripersonal e importante; con el objeto de su eficaz realización y, en último lugar, de mejorar la convivencia”.

 

Me gusta pensar que es disciplina pues día a día hay que practicar, conocer, leer, entender, técnica, porque con el tiempo se perfecciona, los imprevistos disminuyen y los tiempos también y arte, porque hay que entender también que cada quien, desde su perspectiva, puede ver cosas diferentes, el reto, lograr que esas visiones lleguen a un mismo objetivo.

Por ello, el protocolo es comunicación con todo lo que eso implique y lo cierto, el protocolo NO es RIGOR ni IMPOSICIÓN, es negociación en directo, en tiempo real, es decir el protocolo y su aplicación es INFORMACIÓN y CONOCIMIENTO.

Y el protocolo es comunicación porque no todo está dicho, es mas “Ni todo lo que se sabe de protocolo esta en los libros  ni todo lo que se dice en ellos se aplica de forma rigurosa”.

 

Siempre he creído que un responsable de protocolo debe crear las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada y sobre todo, que abonen a la consecución de los objetivos… y ahora agregaría que también debe hacer que los eventos y actos…se sientan naturales, cálidos, se sientan HUMANOS

Aplicar las reglas de protocolo implica conocimiento, pero también sensibilidad, flexibilidad y adaptabilidad y estas habilidades se aprenden en la práctica, en el día a día, en el campo, por ello el protocolo es comunicación, porque todos los días aprendemos algo nuevo, mejoramos y cambiamos.

 

Hablaré en las siguientes entregas sobre aspectos que podemos aplicar en nuestros eventos para reforzar la imagen de todos los involucrados  y alcanzar los objetivos que nos hemos planteado, recordemos que todo comunica y es justamente donde el protocolo interviene, para ser un aliado y no un lastre.

 

Felipe Reyes Barragan

Asesor en protocolo y relaciones publicas

felipe@reyesbarragan.com

 

Publicado originalmente en la edición de la revista Mas Expos

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