El manual de Protocolo.

 

El manual de Protocolo.

En la pasada colaboración hablamos del #Protocolo en la administración pública y de su importancia como  herramienta de comunicación.

Y es justo en el tema de la comunicación que hoy quiero compartirte la importancia de que como institución pública se cuente con un Manual de Protocolo.

Un Manual de Protocolo es una herramienta que  responde a una necesidad de saber que  hacer en situaciones particulares y a la vez,  orienta para resolver  imprevistos y situaciones especiales,  siempre desde el punto de vista del Protocolo.

Cuando se elabora un manual se hace con un objetivo, difundir y apoyar a las áreas  para que la gestión de las actividades y eventos generen un posicionamiento y sobre todo, una reputación sólida y consistente.

Quizás en este momento te preguntes si la institución o dependencia donde trabajas necesita un manual de protocolo y te ayudaré con la respuesta: Si, si lo necesitas pues como herramienta de utilidad, te permitirá crear, mantener y posicionar una imagen y reputación congruente con tu quehacer cotidiano.

¿Qué aspectos incluye el manual de Protocolo?

Debo decirte que no hay un guión genérico, pero en mi experiencia los puntos mínimos que debe abarcar son:

  1. Precedencias
  2. Uso de banderas.
  3. Recepción de autoridades.
  4. Regalos corporativos.
  5. Correspondencia
  6. Desarrollo de eventos.
  7. Defunciones

Vamos a desarrollar  algunos  de estos temas.

1.- Precedencias.

Nos referimos al orden y lugar que tienen los funcionarios en función de la jerarquía, función o cargo o  afinidad al tema y por supuesto, del tema y evento. Queda claro que con las figuras del Presidente, Gobernador o Alcalde este es un trabajo fácil, pero cuando involucramos Secretarios, o Directores u otro tipo de funcionarios, debes saber y tu gente también el lugar que ocuparán en los distintos eventos o bien, en distintos ámbitos, ya sea en un vehículo, en un recorrido a pie o bien, en una mesa de trabajo.

Debes determinar quienes presiden el evento y entonces, ubicarlos  en un croquis imaginario que debes plasmar en este documento. Así, el día que sea necesario, tu equipo puede basarse en este documento y cumplir con el objetivo del evento o actividad en cuestión acomodando a los invitados y el presídium en el lugar que les corresponde.

2.- Uso de Banderas

Si está presente la bandera de México, esta deberá ubicarse en el lugar de honor, unos centímetros delante de las demás y debe tener una altura superior, también en cuestión de centímetros, que las otras presentes.

Ahora supongamos que es una firma de convenio con 3 empresas y cada una de ellas  tiene su propia bandera o estandarte, pues bien, debe quedar plasmado que  usando un montaje alternado, la bandera de México va en el sitio de honor, y a sus extremos respectivos, la bandera de la empresa 1 a la derecha, luego, en el lugar opuesta, la de la empresa 2 y así sucesivamente.

Hago un paréntesis. Use puro texto para definir el punto, pero si hubiera usado símbolos o imágenes la idea sería más clara, pues eso debes considerar en la redacción del documento, dar las indicaciones y la medida de lo posible, indicar con un dibujo la idea que quieres transmitir.

 

 

 

3.- Recepción de autoridades

 

¿Cuándo tienes invitados de honor, saben quién debe recibir a quien y donde se les debe de recibir?

Muchas relaciones se caen por un mal recibimiento, así que aquí defines quien recibe a quien y donde, así, si viene un superior, sabes que lo puedes recibir en la entrada a la empresa o bien, si es un igual, en la recepción de tu oficina. Ojo, todo eso son ideas generales, por supuesto debes de considerar otros detalles como objetivos de la reunión entre otras cosas.

 

4.- Correspondencia

 

Parece ser para muchos que la correspondencia ha pasado a segundo termino dados los avances y facilidades de comunicación digital que tenemos al alcance a través de un mensaje de audio, un mensaje de texto y otros.

Pues si bien ha cambiado el esquema, el arte de bien escribir sigue dando puntos y beneficios a quien bien lo practica.

 

En el manual de Protocolo se determina el estilo de comunicación en función de:

 

  • Jerarquía
  • Asunto o tema
  • Alcance
  • Justificación.

 

Por ejemplo, si solemos mandar tarjetas de cumpleaños, se define un mensaje institucional por año y para personalizarlo, se sugiere que quien lo firme lo pueda  hacer de puño y letra y en la medida de lo posible agregar un breve texto que haga sentir al homenajeado conocido y bien atendido.

Como te darás cuenta, el manual de Protocolo es un instrumento de trabajo que reúne en un mismo lugar todas las indicaciones, reglas, costumbres y forma de trabajo de una institución o dependencia. Bien vale la pena que si no lo tienes, empieces a realizarlo, te aseguro que te ayudará en el día a día.

Si tienes alguna duda puedes contarnos al mail felipe@reyesbarragan.com y con gusto te ayudaremos.

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#Ceremonial #Protocolo y #Etiqueta en la ceremonia de #investidura del Presidente #Putin

 

Son estos momentos donde podemos ver cómo convergen el #protocolo, el #Ceremonial y la #etiqueta y dan, armonía, congruencia y solidez al mensaje que el Gobierno Ruso desea.

Si bien hablamos de la logística de un evento presidencial, de uno de los países más poderosos, no podemos olvidar que cuando queremos transmitir un mensaje y cumplir un objetivo, debemos echar mano de los recursos existentes y poder así transmitir lo que deseamos, seamos una empresa pequeña, un incipiente organizador de eventos o bien, una  dependencia.

La  que nos da un evento de conectar con la audiencia es invaluable

 

¡Impresionante el despliegue, la forma y el fondo que  vemos en cada detalle!

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Fotos de: https://www.elespectador.com/noticias/el-mundo/en-fotos-asi-se-posesiono-vladimir-putin-como-presidente-de-rusia-galeria-754409?page=2

La banda presidencial ¿Quién puede portarla? #Etiqueta #Independencia #México

La Banda Presidencial  “constituye una forma de presentación de la Bandera Nacional y es emblema del Poder Ejecutivo Federal, por lo que sólo podrá ser portada por el Presidente de la República, y tendrá los colores de la Bandera Nacional en franjas de igual anchura colocadas longitudinalmente, correspondiendo el color rojo a la franja superior. Llevará el Escudo Nacional sobre los tres colores, bordado en hilo dorado, a la altura del pecho del portador, y los extremos de la banda rematarán con un fleco dorado.” Esto lo podemos corroborar en LEY SOBRE EL ESCUDO, LA BANDERA Y EL HIMNO NACIONALES  en el ARTÍCULO 34.

Esta indicación  se mantiene a raíz de un amparo que fue promovido por José Román Bartolo Pérez, Alcalde de San Salvador El Seco, Puebla, quien argumento  una supuesta inconstitucionalidad al limitar el uso de la Banda Presidencial solo al Presidente de la República.

 

Lo anterior fue precisado por laSuprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN) por medio de la Primera Sala de la Corte.

Así que si asesoras a un Alcalde o Gobernador, no permitas que use la Banda, pues de lo contrario podrían ser sancionados por la Secretaria de Gobernación.

 

 

 

Infografía¿Como organizar los tiempos en un día de #conferencias?

Navegando en la red encontré esta infografia que  presenta los tiempos ideales que debemos considerar cuando estamos organizando el programa diario en un ciclo de conferencias.

Por supuesto, los tiempos, el programa dependerá del tipo de contenidos, los asistentes, el tipo de evento, los ponentes, etc, por lo tanto, no hay una receta mágica o ideal, todo depende de cuanto conozcamos a nuestro publico y pos supuesto, del objetivo del evento.

organizaundiadeconferenciaefectivo

#Protocolo es #comunicación

Hace un año impartía una conferencia sobre la importancia del #Protocolo  en los procesos cotidianos que hacemos, a esta platica la titule “Protocolo es comunicación”.

Hoy la comparto pues creo que es necesario comprender que todo lo que hacemos comunica algo, no solo nuestra identidad, sino que también habla por lo que representamos, ya sea en el trabajo, en la escuela o el ámbito social.

Saber dar orden y sentido a los eventos, a los actos, a las acciones parece simple y cotidiano, pero cuando tomamos sentido de ello, los cambios se dan y los resultados se presentan.

Espero sea de tu agrado:

 

 

 

 

Principales errores de #Protocolo en los #eventos

Diapositiva5Te comparto mi colaboración bimestral que hice para la revista LM Latinamerica Meetings donde escribo sobre #Protocolo y #eventos
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En esta ocasión compartiré algunos errores que suelen darse en la organización de eventos de todo tipo y que inciden en los resultados finales y sobre todo, en la experiencia que el asistente o invitado se lleva.
Estos errores que pueden evitarse o minimizarse, desde el punto de vista del protocolo, pasan tan seguido que pensamos que son parte de la dinámica de los eventos y entonces, no hacemos nada para evitarlo.
Errores en el presídium.

Imagina que estas en un evento, para la inauguración el comité organizador ha convocado a 12 personas entre autoridades y personalidades del sector.

Al inicio del evento, cada una de ellas es presentada por el maestro de ceremonias, hasta aquí normal, pero al ser tantos, el momento termina por volverse tedioso y lo cierto es que después de la cuarta persona tu mente empieza a divagar, pero bueno, aquí no puede hacerse mucho, mas que considerar para la siguiente ocasión un presídium mas corto, con las personalidades precisas, ni mas ni menos.

Después de la presentación, es la hora de los mensajes, en esta etapa creeríamos que el organizador junto con los oradores han hecho los ajustes para hacer fluido los discurso, pero oh gran error, el primer orador vuelve a repetir a cada uno de los integrantes del presídium, y luego, el segundo, y luego el tercero y así hasta que has escuchado a 5 personas mencionar a las mismas 12 personas en un lapso de tiempo que se vuelve eterno y tedioso. Estarás de acuerdo conmigo que ese momento puede marcar la emoción del evento y entonces, podrías no alcanzar el objetivo emocional que has planteado.

Cuando hay este tipo de eventos donde los presídiums suelen ser extensos (por estrategia, ego o política) se debería limitar el mencionar a todos pues además de tedioso quita tiempo valioso para otros momentos, y se pierde el contexto, igual se recomienda mencionar solo al más importante como una atención o bien, usar la formula “integrantes del presídium” y continuar con las palabras del discurso en turno, no solo el orador notara la diferencia, los asistentes lo agradecerán.

Y no se si notaste que al principio mencione que el presídium estaba compuesto por 12 personas, como sugerencia, trata que sea non, así, al centro quedara la persona de mas importancia y entonces, a partir de el, fijar las precedencias correspondientes ( que vimos en el articulo anterior).

Errores en las invitaciones.

Parte fundamental en todo evento que nos asegura “llegar” al público que hemos elegido es la invitación.

Si, suena muy  lógico, pero lo mas lógico es a veces lo que menos hacemos, por eso y a manera de guía, comparto los 5 errores mas comunes de los que me he dado cuenta y que uno lo he vivido respecto a las invitaciones:

1.- Utilizar la misma base de datos para todos los eventos sin tomar en cuenta el tipo de evento y el objetivo del mismo.

Cuando establecemos el objetivo, podemos saber a que tipo de personas debemos dirigirnos para lograr su cumplimiento. El error común es tomar la base de datos completa y enviar la invitación o imprimir etiquetas así como esta y no aplicar filtros acorde a lo que buscamos. La consecuencia, en el mejor de los casos, es que tenemos un gran número de asistentes pero ninguno relacionado de forma directa con el tipo y objetivo del evento.

2.- Enviar la invitación pocos días antes del evento.

Sabemos que según el tipo de evento y el perfil del invitado hay que establecer el tiempo mínimo y máximo de invitación por diversos motivos:

Por la agenda del invitado

Por la agenda de la plaza o del complejo( si hay mas eventos, el nuestro podría ser el menos concurrido si no llega la invitación a tiempo.

Por el presupuesto (mensajería express y además, urgente, es mas cara)

Por la forma de envió y entrega, no es lo mismo entregar invitaciones en una ciudad que hacerlo a nivel nacional con acuse de recibo, o por correo tradicional o por medio del staff.

3.- No tener un sistema de control de envió y de confirmaciones.

Cuando se manejan invitaciones, bien vale la pena invertir en algún programa gestor, o bien, usar una hoja de calculo y llevar un control de cuando se envió la invitación, a que domicilio, tiempo promedio de entrega, número para confirmar recepción( para dar seguimiento) y además, unas columnas para confirmar la asistencia, quien y cuantos  asisten y forma y fecha de confirmación.

4.- !No enviar la invitación!

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Felipe Reyes Barragan

Perceptio Protocolo-RRPP-Eventos

felipe@reyesbarragan.com

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