El manual de Protocolo.

 

El manual de Protocolo.

En la pasada colaboración hablamos del #Protocolo en la administración pública y de su importancia como  herramienta de comunicación.

Y es justo en el tema de la comunicación que hoy quiero compartirte la importancia de que como institución pública se cuente con un Manual de Protocolo.

Un Manual de Protocolo es una herramienta que  responde a una necesidad de saber que  hacer en situaciones particulares y a la vez,  orienta para resolver  imprevistos y situaciones especiales,  siempre desde el punto de vista del Protocolo.

Cuando se elabora un manual se hace con un objetivo, difundir y apoyar a las áreas  para que la gestión de las actividades y eventos generen un posicionamiento y sobre todo, una reputación sólida y consistente.

Quizás en este momento te preguntes si la institución o dependencia donde trabajas necesita un manual de protocolo y te ayudaré con la respuesta: Si, si lo necesitas pues como herramienta de utilidad, te permitirá crear, mantener y posicionar una imagen y reputación congruente con tu quehacer cotidiano.

¿Qué aspectos incluye el manual de Protocolo?

Debo decirte que no hay un guión genérico, pero en mi experiencia los puntos mínimos que debe abarcar son:

  1. Precedencias
  2. Uso de banderas.
  3. Recepción de autoridades.
  4. Regalos corporativos.
  5. Correspondencia
  6. Desarrollo de eventos.
  7. Defunciones

Vamos a desarrollar  algunos  de estos temas.

1.- Precedencias.

Nos referimos al orden y lugar que tienen los funcionarios en función de la jerarquía, función o cargo o  afinidad al tema y por supuesto, del tema y evento. Queda claro que con las figuras del Presidente, Gobernador o Alcalde este es un trabajo fácil, pero cuando involucramos Secretarios, o Directores u otro tipo de funcionarios, debes saber y tu gente también el lugar que ocuparán en los distintos eventos o bien, en distintos ámbitos, ya sea en un vehículo, en un recorrido a pie o bien, en una mesa de trabajo.

Debes determinar quienes presiden el evento y entonces, ubicarlos  en un croquis imaginario que debes plasmar en este documento. Así, el día que sea necesario, tu equipo puede basarse en este documento y cumplir con el objetivo del evento o actividad en cuestión acomodando a los invitados y el presídium en el lugar que les corresponde.

2.- Uso de Banderas

Si está presente la bandera de México, esta deberá ubicarse en el lugar de honor, unos centímetros delante de las demás y debe tener una altura superior, también en cuestión de centímetros, que las otras presentes.

Ahora supongamos que es una firma de convenio con 3 empresas y cada una de ellas  tiene su propia bandera o estandarte, pues bien, debe quedar plasmado que  usando un montaje alternado, la bandera de México va en el sitio de honor, y a sus extremos respectivos, la bandera de la empresa 1 a la derecha, luego, en el lugar opuesta, la de la empresa 2 y así sucesivamente.

Hago un paréntesis. Use puro texto para definir el punto, pero si hubiera usado símbolos o imágenes la idea sería más clara, pues eso debes considerar en la redacción del documento, dar las indicaciones y la medida de lo posible, indicar con un dibujo la idea que quieres transmitir.

 

 

 

3.- Recepción de autoridades

 

¿Cuándo tienes invitados de honor, saben quién debe recibir a quien y donde se les debe de recibir?

Muchas relaciones se caen por un mal recibimiento, así que aquí defines quien recibe a quien y donde, así, si viene un superior, sabes que lo puedes recibir en la entrada a la empresa o bien, si es un igual, en la recepción de tu oficina. Ojo, todo eso son ideas generales, por supuesto debes de considerar otros detalles como objetivos de la reunión entre otras cosas.

 

4.- Correspondencia

 

Parece ser para muchos que la correspondencia ha pasado a segundo termino dados los avances y facilidades de comunicación digital que tenemos al alcance a través de un mensaje de audio, un mensaje de texto y otros.

Pues si bien ha cambiado el esquema, el arte de bien escribir sigue dando puntos y beneficios a quien bien lo practica.

 

En el manual de Protocolo se determina el estilo de comunicación en función de:

 

  • Jerarquía
  • Asunto o tema
  • Alcance
  • Justificación.

 

Por ejemplo, si solemos mandar tarjetas de cumpleaños, se define un mensaje institucional por año y para personalizarlo, se sugiere que quien lo firme lo pueda  hacer de puño y letra y en la medida de lo posible agregar un breve texto que haga sentir al homenajeado conocido y bien atendido.

Como te darás cuenta, el manual de Protocolo es un instrumento de trabajo que reúne en un mismo lugar todas las indicaciones, reglas, costumbres y forma de trabajo de una institución o dependencia. Bien vale la pena que si no lo tienes, empieces a realizarlo, te aseguro que te ayudará en el día a día.

Si tienes alguna duda puedes contarnos al mail felipe@reyesbarragan.com y con gusto te ayudaremos.

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#Ceremonial #Protocolo y #Etiqueta en la ceremonia de #investidura del Presidente #Putin

 

Son estos momentos donde podemos ver cómo convergen el #protocolo, el #Ceremonial y la #etiqueta y dan, armonía, congruencia y solidez al mensaje que el Gobierno Ruso desea.

Si bien hablamos de la logística de un evento presidencial, de uno de los países más poderosos, no podemos olvidar que cuando queremos transmitir un mensaje y cumplir un objetivo, debemos echar mano de los recursos existentes y poder así transmitir lo que deseamos, seamos una empresa pequeña, un incipiente organizador de eventos o bien, una  dependencia.

La  que nos da un evento de conectar con la audiencia es invaluable

 

¡Impresionante el despliegue, la forma y el fondo que  vemos en cada detalle!

Resultado de imagen para investidura de putin 2018

 

Fotos de: https://www.elespectador.com/noticias/el-mundo/en-fotos-asi-se-posesiono-vladimir-putin-como-presidente-de-rusia-galeria-754409?page=2

#Seguridad Más allá de lo evidente.

Hemos hablado del tema de la #seguridad en los #eventos, primero, desglosando los 3 círculos  que rodean todo evento, donde el organizador debe enfocarse no solo en la seguridad física de los asistentes y VIPs, sino en todo lo que conlleva la organización en todas sus etapas. Puedes leerlo aquí http://felipe.reyesbarragan.com/2017/07/27/los-3-circulos-seguridad-en-los-eventos/ y también lo hemos visto desde el punto de vista de como nos organizamos para trabajar y que muchas veces se obvian las medidas de seguridad mínima y así evitarnos percances que perjudiquen la integridad de quien participa, colabora y monta un evento, como lo vemos en este post https://felipereyesbarragan.blog/2012/07/02/seguridad-esa-palabra-que-a-veces-ignoramos/

Si bien la seguridad es un tema que por si solo da para post y post de análisis y que implica un grado de especialización, no podemos dejar de lado ese aspecto y apoyarnos de los expertos en la materia.

Hoy se publico que en un evento presidencial, el Primer Mandatario de México, el Lic. Enrique Peña Nieto y algunos miembros del Gabinete, tuvieron una irritación ocular mientras eran parte de una actividad oficial.

Captura

http://www.eluniversal.com.mx/nacion/sociedad/indaga-salud-ojos-irritados-en-epn-y-secretarios

Captura

http://www.eluniversal.com.mx/nacion/politica/irritacion-ocular-de-epn-y-secretarios-sin-consecuencias-permanentes-jose-narro

Dado el entorno actual en el mundo, debemos cambiar nuestra visión respecto a la organización de eventos y sin caer en alarmismo, si considerar cada uno de los riesgos potenciales que pudieran suscitarse en el ámbito de nuestro evento y anticipar,  por supuesto el riesgo será proporcional al tipo de actividad que tengamos, pero los daños pueden ser igual de catastróficos o no, por lo tanto, hacer un mapa de riesgos potenciales y su plan de contingencia se convierte en un insumo necesario y ahora básico para minimizar riesgos y daños.

¿Qué opinas al respecto?

 

La banda presidencial ¿Quién puede portarla? #Etiqueta #Independencia #México

La Banda Presidencial  “constituye una forma de presentación de la Bandera Nacional y es emblema del Poder Ejecutivo Federal, por lo que sólo podrá ser portada por el Presidente de la República, y tendrá los colores de la Bandera Nacional en franjas de igual anchura colocadas longitudinalmente, correspondiendo el color rojo a la franja superior. Llevará el Escudo Nacional sobre los tres colores, bordado en hilo dorado, a la altura del pecho del portador, y los extremos de la banda rematarán con un fleco dorado.” Esto lo podemos corroborar en LEY SOBRE EL ESCUDO, LA BANDERA Y EL HIMNO NACIONALES  en el ARTÍCULO 34.

Esta indicación  se mantiene a raíz de un amparo que fue promovido por José Román Bartolo Pérez, Alcalde de San Salvador El Seco, Puebla, quien argumento  una supuesta inconstitucionalidad al limitar el uso de la Banda Presidencial solo al Presidente de la República.

 

Lo anterior fue precisado por laSuprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN) por medio de la Primera Sala de la Corte.

Así que si asesoras a un Alcalde o Gobernador, no permitas que use la Banda, pues de lo contrario podrían ser sancionados por la Secretaria de Gobernación.

 

 

 

#Protocolo es #comunicación

Hace un año impartía una conferencia sobre la importancia del #Protocolo  en los procesos cotidianos que hacemos, a esta platica la titule “Protocolo es comunicación”.

Hoy la comparto pues creo que es necesario comprender que todo lo que hacemos comunica algo, no solo nuestra identidad, sino que también habla por lo que representamos, ya sea en el trabajo, en la escuela o el ámbito social.

Saber dar orden y sentido a los eventos, a los actos, a las acciones parece simple y cotidiano, pero cuando tomamos sentido de ello, los cambios se dan y los resultados se presentan.

Espero sea de tu agrado:

 

 

 

 

Aspectos claves en la #ceremonia de investidura de #Trump

El 20 de enero de 2017 será el día que esta marcado para que Donald Trump tome protesta como Presidente de los Estados Unidos de America.

Durante este día suceden alrededor de este evento múltiples actividades que en conjunto dan la formalidad a dicha celebración.

He aquí unos puntos de interés sobre este momento clave en los EEUU y por supuesto, en el mundo:

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1. Esta es una ceremonia muy cuidada y por ende, muy vigilada, nada menos que más de 28.000 agentes de seguridad que cubren un perímetro de 100 cuadras desde la Casa Blanca hasta el Congreso. Y no solo en la tierra tienen sus ojos, cubren el cielo y las aguas por cualquier eventualidad.

2. Es una ceremonia multitudinaria,  700.000 y 900.000 es la cifra de asistentes que pueden llegar y ver por sus propios ojos la ceremonia en la ciudad de  Washington.

3.- El día previo al 20 de enero, se realizan actividades como conciertos para ir preparando el ambiente. Un aspecto que incidirá este año es la amenaza de multiples manifestaciones que podrían enturbiar el momento.

4. Se estila que el día (20 de enero) se inicie con una ceremonia religiosa donde asiste el próximo Presidente y su familia.

5.- La ultima aparición pública de Obama es cuando recibe al Presidente Electo y comparten una breve pero significativa ceremonia de té.

6. A la 11:30 comienza la ceremonia de #asunción del mando #presidencial.

7. Es en esta ceremonia donde #Trump presta juramento para el cargo. En esta ceremonia, Trump jurará usando una biblia familiar y una biblia conocida como la Biblia de Lincoln.

image-18. Sucederá que después de la ceremonia, se lleva a cabo un almuerzo y posterior comienza el desfile inaugural que ha sido ensayado  por personal de las diversas agencias de seguridad.

10. Por la noche, ya como presidente , Trump  asistirá a dos fiestas de gala, una en el Washington Convention Center, y otra de las fuerzas armadas en el National Building Museum.

Te recomendamos seguir el #InaugurationDay para que estar al tanto a través de Twitter de cada uno de los momentos de este día, un día lleno de #ceremonial #etiqueta y #protocolo.