El manual de Protocolo.

 

El manual de Protocolo.

En la pasada colaboración hablamos del #Protocolo en la administración pública y de su importancia como  herramienta de comunicación.

Y es justo en el tema de la comunicación que hoy quiero compartirte la importancia de que como institución pública se cuente con un Manual de Protocolo.

Un Manual de Protocolo es una herramienta que  responde a una necesidad de saber que  hacer en situaciones particulares y a la vez,  orienta para resolver  imprevistos y situaciones especiales,  siempre desde el punto de vista del Protocolo.

Cuando se elabora un manual se hace con un objetivo, difundir y apoyar a las áreas  para que la gestión de las actividades y eventos generen un posicionamiento y sobre todo, una reputación sólida y consistente.

Quizás en este momento te preguntes si la institución o dependencia donde trabajas necesita un manual de protocolo y te ayudaré con la respuesta: Si, si lo necesitas pues como herramienta de utilidad, te permitirá crear, mantener y posicionar una imagen y reputación congruente con tu quehacer cotidiano.

¿Qué aspectos incluye el manual de Protocolo?

Debo decirte que no hay un guión genérico, pero en mi experiencia los puntos mínimos que debe abarcar son:

  1. Precedencias
  2. Uso de banderas.
  3. Recepción de autoridades.
  4. Regalos corporativos.
  5. Correspondencia
  6. Desarrollo de eventos.
  7. Defunciones

Vamos a desarrollar  algunos  de estos temas.

1.- Precedencias.

Nos referimos al orden y lugar que tienen los funcionarios en función de la jerarquía, función o cargo o  afinidad al tema y por supuesto, del tema y evento. Queda claro que con las figuras del Presidente, Gobernador o Alcalde este es un trabajo fácil, pero cuando involucramos Secretarios, o Directores u otro tipo de funcionarios, debes saber y tu gente también el lugar que ocuparán en los distintos eventos o bien, en distintos ámbitos, ya sea en un vehículo, en un recorrido a pie o bien, en una mesa de trabajo.

Debes determinar quienes presiden el evento y entonces, ubicarlos  en un croquis imaginario que debes plasmar en este documento. Así, el día que sea necesario, tu equipo puede basarse en este documento y cumplir con el objetivo del evento o actividad en cuestión acomodando a los invitados y el presídium en el lugar que les corresponde.

2.- Uso de Banderas

Si está presente la bandera de México, esta deberá ubicarse en el lugar de honor, unos centímetros delante de las demás y debe tener una altura superior, también en cuestión de centímetros, que las otras presentes.

Ahora supongamos que es una firma de convenio con 3 empresas y cada una de ellas  tiene su propia bandera o estandarte, pues bien, debe quedar plasmado que  usando un montaje alternado, la bandera de México va en el sitio de honor, y a sus extremos respectivos, la bandera de la empresa 1 a la derecha, luego, en el lugar opuesta, la de la empresa 2 y así sucesivamente.

Hago un paréntesis. Use puro texto para definir el punto, pero si hubiera usado símbolos o imágenes la idea sería más clara, pues eso debes considerar en la redacción del documento, dar las indicaciones y la medida de lo posible, indicar con un dibujo la idea que quieres transmitir.

 

 

 

3.- Recepción de autoridades

 

¿Cuándo tienes invitados de honor, saben quién debe recibir a quien y donde se les debe de recibir?

Muchas relaciones se caen por un mal recibimiento, así que aquí defines quien recibe a quien y donde, así, si viene un superior, sabes que lo puedes recibir en la entrada a la empresa o bien, si es un igual, en la recepción de tu oficina. Ojo, todo eso son ideas generales, por supuesto debes de considerar otros detalles como objetivos de la reunión entre otras cosas.

 

4.- Correspondencia

 

Parece ser para muchos que la correspondencia ha pasado a segundo termino dados los avances y facilidades de comunicación digital que tenemos al alcance a través de un mensaje de audio, un mensaje de texto y otros.

Pues si bien ha cambiado el esquema, el arte de bien escribir sigue dando puntos y beneficios a quien bien lo practica.

 

En el manual de Protocolo se determina el estilo de comunicación en función de:

 

  • Jerarquía
  • Asunto o tema
  • Alcance
  • Justificación.

 

Por ejemplo, si solemos mandar tarjetas de cumpleaños, se define un mensaje institucional por año y para personalizarlo, se sugiere que quien lo firme lo pueda  hacer de puño y letra y en la medida de lo posible agregar un breve texto que haga sentir al homenajeado conocido y bien atendido.

Como te darás cuenta, el manual de Protocolo es un instrumento de trabajo que reúne en un mismo lugar todas las indicaciones, reglas, costumbres y forma de trabajo de una institución o dependencia. Bien vale la pena que si no lo tienes, empieces a realizarlo, te aseguro que te ayudará en el día a día.

Si tienes alguna duda puedes contarnos al mail felipe@reyesbarragan.com y con gusto te ayudaremos.

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Redes sociales y campañas políticas en México

Así arrancan los candidatos en las elecciones federales en cuanto a presencia en redes sociales:

Pero pequeño detalle, según un estudio que se aplicó utilizando la herramienta Twitter Audit resulta que :

¿Que veremos entonces en redes sociales ?

Te comparto dos opiniones sobre tema

Campañas y RRSS

Arranque campañas en RRSS

 

#Seguridad Más allá de lo evidente.

Hemos hablado del tema de la #seguridad en los #eventos, primero, desglosando los 3 círculos  que rodean todo evento, donde el organizador debe enfocarse no solo en la seguridad física de los asistentes y VIPs, sino en todo lo que conlleva la organización en todas sus etapas. Puedes leerlo aquí http://felipe.reyesbarragan.com/2017/07/27/los-3-circulos-seguridad-en-los-eventos/ y también lo hemos visto desde el punto de vista de como nos organizamos para trabajar y que muchas veces se obvian las medidas de seguridad mínima y así evitarnos percances que perjudiquen la integridad de quien participa, colabora y monta un evento, como lo vemos en este post https://felipereyesbarragan.blog/2012/07/02/seguridad-esa-palabra-que-a-veces-ignoramos/

Si bien la seguridad es un tema que por si solo da para post y post de análisis y que implica un grado de especialización, no podemos dejar de lado ese aspecto y apoyarnos de los expertos en la materia.

Hoy se publico que en un evento presidencial, el Primer Mandatario de México, el Lic. Enrique Peña Nieto y algunos miembros del Gabinete, tuvieron una irritación ocular mientras eran parte de una actividad oficial.

Captura

http://www.eluniversal.com.mx/nacion/sociedad/indaga-salud-ojos-irritados-en-epn-y-secretarios

Captura

http://www.eluniversal.com.mx/nacion/politica/irritacion-ocular-de-epn-y-secretarios-sin-consecuencias-permanentes-jose-narro

Dado el entorno actual en el mundo, debemos cambiar nuestra visión respecto a la organización de eventos y sin caer en alarmismo, si considerar cada uno de los riesgos potenciales que pudieran suscitarse en el ámbito de nuestro evento y anticipar,  por supuesto el riesgo será proporcional al tipo de actividad que tengamos, pero los daños pueden ser igual de catastróficos o no, por lo tanto, hacer un mapa de riesgos potenciales y su plan de contingencia se convierte en un insumo necesario y ahora básico para minimizar riesgos y daños.

¿Qué opinas al respecto?

 

5 puntos básicos en la organización de #eventos #corporativos

Una estrategia puntual de mkt y de relaciones públicas es la organización de eventos. Con esto, acercamos al publico a nuestra empresa o dependencia  y además generamos un posicionamiento y en un momento dado, creamos, si así lo hemos planteado, una cercanía y afinidad que trasciende más allá de la venta inicial.

Sin objetivos claros, no hay camino, y sin camino, no hay rumbo.

Sin embargo, para que un evento empresarial o corporativo funcione como debe ser debemos contemplar los siguientes 5 puntos básicos:

1.- Organizar eventos no solo es la parte de logística, no, empieza desde la concepción de la idea y de como esta abonará a la consecución de los objetivos que desde el inicio nos han motivado a organizar un evento, por lo tanto, sin objetivos claros, no hay camino, y sin camino, no hay rumbo.

2.- ¿Te suena ROI, ROE, ROE? bueno debemos establecer indicadores cualitativos, cuantitativos, así como  parámetros y métricas adecuadas a los objetivos del evento, es decir, no  basta con que asista “mucha” gente y las fotos se vean de impacto o que nuestra publicación tenga cientos de likes, si, eso alimenta el ego, pero si lo que buscamos es vender, entonces vamos por el camino más largo. Por lo tanto, si no sabemos que queremos, no sabremos como medirlo y si no lo medimos, no podremos mejorar y sobre todo, no sabremos si cumplimos o no con lo que nos planteamos.

3.- Si, las redes sociales son una maravilla, pero salvo que el target del evento se encuentre únicamente en esos espacios ( twitter, facebook, instagram, etc) no podemos basar únicamente en una estrategia digital el apartado de venta de boletos o entradas del evento, así, si organizas una exposición de costo de entrada, deberías usar redes para posicionar el evento, pero no esperar que solo por ese canal la gente compre sus entradas. Un estudio  publicado en Loogic por Ignacio de Miguel, dice que la conversión  es de solo el 0.96 %…  claro, esto es en España, pero no estamos tan lejos de ese porcentaje y más en México donde aun nos resistimos a las compras online.

4.-Los eventos corporativos deben agregar valor de marca y sobre todo, generar una experiencia, que debe estar acorde al perfil sociodemografico de nuestros asistentes. Geovanna Nassar , de KeyPeople dice “para lograr un BTL exitoso hay que conocer al cliente, entender el producto y tener claro el lugar en el que se va a desarrollar el evento y el día más acorde con la propuesta de marca“.

5.- Por último, un evento puede ser todo menos algo sin planificar, sin controles ni estrategias, por lo tanto, debemos considerar que organizar un buen evento conlleva tiempo y no porque tengamos experiencia organizando eventos, las cosas saldrán  bien y sin esfuerzo. Por ello, es fundamental establecer si es necesario organizar un evento para cumplir el objetivo planteado, podria ser  que encontremos otras alternativas menos costosas o menos complicadas y que puedan ser de mayor impacto, lo cierto es que no hay que quemar los cartuchos, los eventos son, al final de la jornada, una extensión de nuestra marca y producto, y  generan una percepción en nuestra audiencia.

Será un gusto ayudarte en tus estrategias, mándame un whatts al 477 4499216 o vía mail felipe@reyesbarragan.com y conversemos.

 

Felipe Reyes Barragan