TICs y redes sociales al servicio de los eventos y el protocolo

Hace algunos años pensar en combinar protocolo y organización de eventos  con TICs y redes sociales podría  hubiera sonado fantasioso, pero hoy en día es algo necesario, facilita su realización y control de los eventos y del mismo protocolo.

Existen diversas aplicaciones y software que nos facilita nuestro trabajo, solo mencionare algunos ejemplos, pues cada día la oferta aumenta, pero estos son básicos.

Google Drive:

Útil para trabajar en línea, con diversos colaboradores, así, quien organiza, puede actualizar  la información en un documento, llevar el control de cambios, agendar reuniones en calendar y trabajar en un presupuesto con las hojas de calculo. Además, podemos hacer recordatorios que si los programamos  llegaran  vía email a nuestro correo corporativo (Google Apps  es una forma sencilla de tener un correo, basado en gmail, con nuestro dominio, un tema aparte), de forma rápida y eficiente, siempre y cuando lo sepamos utilizar.

Redes sociales:

Cada vez las empresas, instituciones, dependencias  de los 3 niveles de gobierno se unen a las redes sociales. Así, facebook es un lugar de encuentro, donde aprovechando ciertas aplicaciones, puedes gestionar eventos, que si bien, no serán un parámetro en cuanto a la asistencia a las actividades (más gente da click en “asistiré” al evento cuando ni siquiera lo ha considerado como algo probable) nos servirá para sondear interés y posible asistencia o para crear oportunidades de negocio.

http://www.eventbrite.com/ es un ejemplo donde puedes crear tu evento, combinado con facebook, de tal manera que se convierte en un gestor de invitaciones, confirmaciones, venta de boletos, comunicación, etc.

Y así como este sitio, hay muchos más.

Twitter Además de ser una red que permite una mayor interacción con los usuarios, asistentes y posibles  clientes, es útil también para generar interés  antes del evento, compartiendo datos interesantes, links,  o bien usando hashtag  con palabras que refieran al evento, generando  conversaciones y a la vez promoviendo el evento de forma rápida.

Y donde queda el protocolo.

Imaginemos que esperamos al director de una dependencia que acaba de ser nombrado  y del cual no conocemos, podemos googlear su nombre y obtener su  imagen, su titulo, características, gustos y mucha más información que nos servira para un trato acorde y respetuoso en poco tiempo y sin tener que depender de alguien más( asistentes, compañeros, etc) aunque siempre recomendare que la informacion que obtengamos en red sea verificada antes ,  mas vale asegurarse.

O bien, tenemos alguna complicación y en el momento hay que hacer cambios en la logística del evento, digamos, en los discursos, en ese momento, hacemos los cambios, los enviamos por mail  , mediante red y no han pasado mas de algunos cuantos minutos cuando la información ya esta donde debe estar y actualizada.

Su uso nos ayuda a monitorear el evento en el ciberespacio, saber que es lo se esta comentando de el, si hay alguna imagen o video que, tomada en el momento, podría distraer del principal objetivo del acto y poder actuar en tiempo y forma, o bien, en un corto periodo de tiempo podríamos saber las primeras impresiones sin tener que esperar a que finalice el evento y el equipo termine  el sondeo horas o días después.

Sirve para también para consultar sobre algún tratamiento, sobre la precedencia, la cual usando mapas interactivos,  ajustas en la computadora  o dispositivo móvil y tendrás el panorama  de como se vera el evento, el presídium o mesa.

En fin, aplicaciones hay muchas, la utilidad para el sector cada ves va en aumento, lo importante es saber utilizarlas como una herramienta y apoyo, complementando nuestros conocimientos y habilidades.

Felipe Reyes B.

Protocolo en los eventos

Cuando escuchamos hablar del protocolo, solemos imaginarnos eventos aburridos,  tediosos, o bien, pensamos que solo se trata de una herramienta aplicada a los actos que el Gobierno organiza.

Y como sabemos es una idea equivocada, el protocolo aplica en diversos ámbitos en el día a día.

Imaginemos que nos han pedido organizar un evento. Si este proceso es en si ya un reto;más cuando no se tiene la experiencia,  y a esto le agregamos contemplar el protocolo en cada una de las etapas del mismo, esta experiencia puede convertirse en un gran desafío.

No olvidemos que cada detalle cuenta y transmite un mensaje,  y que la suma de estos mensajes y su recibimiento pueden  significar cumplir o no con el objetivo, real y aparente del evento en cuestión, sea un evento social, una boda o quince años; o bien, uno profesional, como la reunión de consejo o la visita de un socio o cliente especial sin dejar de lado los actos públicos.

Por eso es necesario contar con el conocimiento y la habilidad , que los cursos, talleres, congresos, etc nos proporcionan, pero sobre todo, con la práctica, la cual se adquiere todos los días,  ya sea que organicemos,  o que nos toque como asistentes o invitados, de todo se aprende.

Eventos y seguridad

¿ Seguridad en el evento? Puedes trabajar en cuadrantes, para detectar los riesgos  en cada etapa, en todos los aspectos logísticos.

De esta forma podrías anticiparte y establecer rutas criticas o los llamados planes alternos,  así podrás gestionar de manera eficiente los recursos materiales,  humanos y económicos y sobre todo, tendrás mayor control de la situación.

¿Protocolo rígido o falta de sentido común?

 

 

Con motivo de la pasada visita de Estado de Benedicto XVI, durante la recepción oficial, se dio un incidente que rápido inundó las redes sociales, asi como las primeras planas de los medios digitales y mas tarde, en radio y televisión.

Se trató del no saludo de Guadalupe Acosta, Presidente de la Mesa Directiva de la Camara de Diputados, al Presidente Felipe Calderón Hinojosa, quien se quedó con la mano extendida.

La imagen fue vista por miles de personas, además de las que vieron la transmisión en televisión, donde el sentir general fue de rechazo a esta “reacción”.

Sin embargo, este incidente no fue producto de un acto premeditado: se originó de una indicación que el encargado de protocolo dio al Diputado Acosta, quien solamente debía, estrictamente, saludar a Benedicto XVI.

El protocolo nos ayuda a facilitar los actos, dando la importancia debida a las personalidades y asistentes, sin embargo, no debe perderse el sentido común, por ello, quizá, “rompiendo el protocolo”, – que no hubiera traído consecuencia alguna-, Guadalupe Acosta pudo haber regresado el saludo y evitar asi, rumores, chismes y sobre todo, verse envuelto en un escándalo que si bien fue rapidamente aclarado, puso en el ojo del huracán a dos personajes públicos en medio de una importante visita de Estado.

Por ello, quien está en las áreas de protocolo, además de conocer el ceremonial a seguir, debe también indicar a los participantes las medidas y acuerdos tomados, para evitar situaciones como la sucedida.

De nada sirve saber si no podemos comunicarlo.

@Felipe_Reyes_B

Bienvenidos

Gracias por entrar y permanecer en este espacio.

Este blog lo cree para compartir un poco de lo que hago en el día a día,  en las áreas relaciones públicas, protocolo, organización de eventos y manejo de redes sociales.

Actualmente tengo 3 trabajos, todos me gustan y cada uno de ellos , embona perfecto con el otro, el primero, el oficial, es ser jefe de relaciones publicas de una dependencia cultural , en  León Guanajuato, el segundo,  es ser socio en una consultoria llamada Iuu Consultores, una empresa que creamos dos amigas  y un servidor donde imparto cursos, talleres y asesorías en temas relacionados con el protocolo oficial, organización y logistica de eventos, manejo de redes sociales aplicadas a eventos, asi como asesorías en  relaciones públicas, además, en la misma consultoria, tambien tenemos expertas en  branding personal e imagen, asi que es un proyecto muy completo y que, afortunadamente, cada vez va creciendo muy bien. Y por ultimo,  pero no por eso menos importante , comparto tiempo y conocimientos con alumnos de una universidad ,  donde imparto clases de turismo( soy licenciado en Hoteleria y Turismo),  relaciones públicas y algunas otras materias afines.

Y bueno, tambien me doy tiempo para ir a correr, me gusta hacerlo, tengo ya un año  meses haciendolo y cada vez lo disfruto más.

Así que este soy yo, Felipe.

http://about.me/Felipe_Reyes_B

 

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